Privacyverklaring Muziekvereniging Volharding – Huissen

  1. Inleiding

Muziekvereniging Volharding hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers en relaties. In deze privacyverklaring leggen wij helder en transparant uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten u heeft, geheel conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het inschrijfformulier of per e-mail. Dit betreft de volgende gegevens:

  • Algemene info: Voor- en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum.
  • Contactgegevens: Telefoonnummer en e-mailadres.
  • Financieel: Bankrekeningnummer (IBAN) ten behoeve van de contributie-incasso.
  • Muzikaal: Instrument (en eventueel serienummer van het in bruikleen gegeven verenigingsinstrument).
  • Beeldmateriaal: Foto's en video's gemaakt tijdens concerten, repetities of verenigingsactiviteiten.
  1. Doelen en grondslagen van verwerking

Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging Volharding verwerkt voor de volgende doelen en op basis van deze wettelijke grondslagen:

Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst:

  • Voor de leden- en instrumentenadministratie, de organisatie van repetities, concerten en verenigingsactiviteiten.
  • Voor het innen van de contributie via de penningmeester.

Wettelijke verplichting:

  • Voor de financiële verantwoording naar de Belastingdienst en eventuele subsidieverstrekkers (zoals de gemeente).

Gerechtvaardigd belang / Toestemming:

  • Het aanmelden van leden bij de landelijke muziekbond (zoals de KNMO) voor onder andere collectieve verzekeringen en muziekexamens.
  • Het plaatsen van sfeerimpressies (foto's/video's) op onze website en social media kanalen (hiervoor vragen wij expliciet toestemming via het inschrijfformulier).
  1. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij delen gegevens met:

  • De landelijke muziekbond (bijv. KNMO & MBGF) voor lidmaatschapsregistratie en examens.
  • De bank voor de verwerking van automatische incasso's.
  • Gemeenten of subsidianten, uitsluitend indien geanonimiseerd of verplicht gesteld voor subsidievoorwaarden.
  1. Bewaartermijn

Muziekvereniging Volharding bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld:

  • Ledenadministratie: Tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij de gegevens historisch of statistisch relevant blijven (zoals jubilea).
  • Financiële administratie: Minimaal 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
  1. Beveiliging van uw gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

  • De digitale ledenlijst is uitsluitend toegankelijk voor bestuursleden die deze data voor hun functie nodig hebben (secretaris en penningmeester).
  • Systemen en bestanden waarin gegevens zijn opgeslagen, zijn beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden.
  • Ledenlijsten worden nooit zomaar gedeeld in brede communicatiekanalen zonder noodzaak.
  1. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens.
  • Recht om een gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor het gebruik van concertfoto's) op elk moment weer in te trekken.
  • Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.

U kunt een verzoek hiertoe indienen via het onderstaande e-mailadres. We reageren hier zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken op.

  1. Contact en vragen

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact op met het bestuur:

Naam muziekvereniging: Muziekvereniging Volharding Huissen
Adres: Van Wijkstraat 31, 6851 GL Huissen
E-mailadres: volhardinghuissen@gmail.com
Website: volhardinghuissen.nl

Mocht u er met het bestuur niet uitkomen, dan heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.